KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA BİLGİLENDİRME VE AÇIK RIZA TALEP FORMU
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA
YÜCE Özel Eğitim ve Kültürel Hizmetler A.Ş. ,bünyesinde bulunan Yüce Anaokulu, Yüce İlkokulu, Yüce Ortaokulu, Yüce Uluslararası öğretim programları (IB,EAQUALS, PASCH VE P21) ve Yüce Fen lisesi olarak (“Eğitim Kurumu” olarak anılacaktır.) tüm veli, öğrenci, öğretmen ile her ne şekil adı altında olursa olsun Eğitim Kurumu ile ilişkili tüm kurum, kuruluş ve 3.kişilerin kişisel verileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” olarak anılacaktır.) ile Anayasada çerçevesi çizilen ve uyulması gereken kriterlere uygun olarak işler ve muhafaza edilmesini sağlar.
Buna ilişkin olarak KVKK çerçevesinde, Eğitim Kurumu tarafından farklı kanallar ve hukuki nedenlerle temin edilen kişisel veriler, Eğitim Kurumu nezdinde kaydedilmekte ve güvenli şekilde saklanmaktadır. Kaydedilerek saklanan bu verilerin kanunların emrettiği, ilgili yasal mevzuatın izin verdiği ve/veya veri sahibin açık rızasının bulunduğu durumlarda 3.kişiler ile paylaşılabilmekte ve/veya devredilebilmektedir. Eğitim Kurumu nezdinde kayıt altında bulunan ve saklanan verilerin güvenliği ile yetkisiz kişilerin erişiminin engellenmesi, yine Eğitim Kurumu tarafından her türlü idari ve teknik tedbirler alınmak suretiyle gerçekleştirilmektedir.
İŞLENEREK SAKLANACAK VERİLER
2.1. Eğitim Kurumu ile çocuklarının eğitim-öğretimi için sözleşme akdeden velilerin ; uyruk, din, öz/üvey olmaları hakkındaki bilgiler, telefon numarası, adres bilgileri, e-posta, medeni durum, meslek, iş yeri bilgileri, nüfus bilgileri, velayet kararlarına ilişkin bilgiler, öğrencinin kardeş/kardeşlerine dair bilgiler, Eğitim Kurumu tarafından verilecek burs ve her türlü mali yardım konularında kullanılmak üzere velinin sahip olduğu gayrimenkul ve kira bilgi ve belgeleri, kira rayiç bilgileri, maaş ve aylık gelir bilgileri, sahip olunan mal varlığına dair bilgiler ile Eğitim Kurumu tarafından sunulacak hizmetlerin kalitesi ve sürekliliğini sağlayacak, gerekli diğer bilgileri
2.2. Kayıt yaptırılan Eğitim Kurumu öğrencisi ile ilgili ise, kimlik bilgileri, boy, kilo, göz rengi ve yaş bilgileri, aile fertlerinin hastalık ve genetik rahatsızlık bilgileri, aşı bilgileri, kan grubu, alerji ile veli tarafından paylaşılacak önceki dönemlere ait öğrenci not durumu, transkript, psikolojik rahatsızlıklar ve olası acil durumlarda ihtiyaç duyulabilecek, genel sağlık bilgileri, tedavi anında gerek duyulması muhtemel her türlü sağlık bilgisi (Özel Veri),
2.3. Uzaktan Eğitim Faaliyetleri; İl veya yurt genelinde ilgili resmi makamlarca alınan/alınacak tedbirler kapsamında yüz yüze eğitime ara verilmesinin gerektiği hallerde, Milli Eğitim Bakanlığı ilgili birimlerince hazırlanarak uygulamaya konulan, ilgili yıl Eğitim Öğretim yılı çalışma takvimi içeriğinde belirlenen süreleri kapsayacak şekilde, mevcut yasal düzenlemeler dikkate alınarak, fiziki olarak verilen yüz yüze eğitime karşılık gelmek kaydıyla sanal olarak gerçekleştirilecek her türlü eğitim ve öğretim faaliyetleri olarak tanımlanmaktadır. Bu kapsamda fiziki eğitime eşdeğer olarak uygulanacak uzaktan eğitim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi esnasında görüntü ve ses yolu ile katılım sağlanacak faaliyetlerde öğrenciye ait kişisel veriler ile, biyometrik yüz şekli, ses tonu göz ve ten rengi, boy-kilo bilgileri işlenebilmektedir.
2.4. Toplanan tüm özel veriler, yurtdışında bulunan veri gizliliği ile ilgili aranan niteliklere sahip, gerekli güvenlik tedbirlerini almış, kanunun aradığı şartları sağlayan 3.kişi her türlü sanal ortam hizmet sağlayıcıları ile yurt içinde Eğitim Kurumu ile aralarında gizlilik sözleşmesi bulunan sanal ortam hizmet sağlayıcıları ile faaliyetlerin kesintisiz ve uygun şekilde yürütülebilmesi ile veri depolama amaçları doğrultusunda, kanunların emrettiği hususlar saklı kalmak kaydı ile okul doktoru ve yetkili sağlık personeli ile acil durumlarda yetkili makamlar ve ilgili sağlık birimleri ile paylaşılabilecektir.
KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN HUKUKİ SEBEPLERİ VE AMACI
Eğitim Kurumu tarafından toplanan veli ve öğrenciye ilişkin kişisel veriler KVKK ‘da belirtildiği üzere,
3.1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak,
3.2. Doğru ve gerektiğinde güncel olarak,
3.3.Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme
3.4.İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
3.5.İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme, ilkelerine uygun olarak,
3.5.1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
3.5.2 Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
3.5.3. Eğitim Kurumu’nun hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
3.5.4. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
3.5.5. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması, şartlarıyla ; Öğrencilerin güvenlik, sağlık ve huzurlarının korunması, öğrencilerin karşılaştığı/karşılacağı, Eğitim kurumu ile ilgili/ilgisiz problemlerinin çözülmesi, Eğitim Kurumu’nun her türlü ticari faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, akdedilmiş veya akdedilecek sözleşme ile verilecek hizmetlerin kalite ve sürekliliğinin sağlanması, Eğitim Kurum’u nezdinde gelişen olaylar ile ilgili bilgi iletilmesi, Eğitim Kurumu’nun verdiği hizmetlerin geliştirilmesi, düzenlenmesi, planlanması, değiştirilmesi, veli ve öğrenci memnuniyetinin sağlanması, Eğitim Kurumu’nun yenilik, ürün ve hizmetlerinden faydalanılması, amacıyla yasal mevzuatlara uygun otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle işlenip, tutulmaktadır.
KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ
Eğitim Kurumu, kişisel verileri, akdedilen kayıt sözleşmesi sırasında ve/veya sonrasında, yazılı ve/veya sözlü, elektronik ortamlarda ve diğer her türlü yasal yollarla ilgili birim ve/veya işletmeleri vasıtasıyla toplamaktadır.
İŞLENEN VERİLERİN AKTARILMASI VE PAYLAŞILMASI
Eğitim Kurumu tarafından toplanan ve işlenen kişisel veriler, yasal mevzuatlar kapsamında, ve Eğitim kurumunun yükümlülükleri gereği, Milli Eğitim Bakanlığı, SGK, Bakanlıklar, Yargı Mercileri ile diğer tüm yetkili kamu ve özel kurum ve kuruluşlar, gerekli hallerde, hastane, poliklinik vb. sağlık kuruluşları, doktor, hemşire vb. sağlık personeli ile Eğitim Kurumu’nun ticari faaliyetleri kapsamında, öğrencinin sağlık bilgileri(Özel Veriler) hariç olmak üzere (Yasal zorunluluklar saklı kalmak kaydı ile) hukuk büroları, mali müşavirlikler, danışmanlar, denetçiler, tedarikçiler, çözüm ortağı ve/veya Eğitim Kurumu veya eğitim kurumu yöneticilerinin hissedarı olduğu veya Eğitim Kurumu’na hissedar olan şirket ve şahıslar, ile yalnızca açık rıza bulunması halinde 3.kişi/ere aktarılabilecektir. Kişisel veriler, Eğitim Kurumu ile akdedilen veya akdedilecek sözleşme kapsamında verilecek hizmetler kapsamında ilgilisi olan taraflarla ilgili olduğu ölçüde paylaşılmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMASI
Eğitim Kurumu kişisel verileri,
6.1.1.Aktarılacak yabancı ülke mevzuatında kişisel verilerin güvenliği konusunda yeterli korumanın bulunması,
6.1.2.Yeterli bir korumanın bulunmaması durumunda, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli koruma sağlanacağı ve aktarılan verilerin yalnızca amacına uygun şekilde kullanılabileceğine ilişkin yazılı taahhütlerinin bulunması ve kurulun izninin varlığı, şartlarıyla,
6.2.1. Eğitim Kurumu öğrencilerinin yurtdışı eğitim kurumlarına kabulü,
6.2.2. Öğrencinin yurt dışında kaliteli bir eğitim alması,
6.2.3. Eğitim Kurumu öğrencisinin yurt dışı seyahatleri ve burada gerçekleştireceği faaliyetler kapsamında,
6.2.4. Eğitim Kurumunca işlenen kişisel ve özel verilerin, dijital olarak saklanması ve korunması ile sanal ortamda yürütülen/yürütülecek faaliyetlerde gerekli olan/olacak ölçüde kullanılmak amaçlarıyla, aranan güvenlik tedbirlerini almış ve gizlilik niteliklerine uygun olacak şekilde,
6.2.5. Eğitim Kurumunun yurt dışı akredite kurumlarla çözüm ortaklığı sebebiyle verilecek her türlü diploma, lisans, katılım belgesi, seminer, kurs vb. etkinlikler doğrultusunda, bu amaçlara uygun olarak aktarılabilecektir
VERİ İŞLEME SÜRESİ
Veli ve öğrencilere ilişkin kişisel veriler, yasal mevzuatta gösterilen süreler doğrultusunda veya verilerin tutulma amaçlarının ortadan kalkması anına kadar işlenebilecektir. Hukuken gereken durumlar ile meşru sebeplerin bulunmaması halinde, Eğitim Kurumu nezdinde oluşturulan yok etme ve anonim hale getirme prosedürleri çerçevesinde, işlediği ve sakladığı verileri re’sen silecek ve anonim hale getirecektir. Bu haller dışında veri sahiplerinin, Eğitim Kurumu tarafından işlenen ve saklanan verilerinin silinmesi, yok edilmesi ve/veya anonim hale getirilmesini talep hakları yürürlükteki yasal mevzuat çerçevesinde saklıdır.
KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI
Eğitim Kurumu tarafından işlenen ve saklanan kişisel verilere ilişkin olarak veri sahipleri,
8.1.Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme
8.2. Kişisel veri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
8.3.Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanıp kullanılmadığını öğrenme,
8.4.Yurt içi veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
8.5.Kişisel verilerin eksik veya hatalı işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve verilerin aktarıldığı üçüncü şahıslara bu düzenlemelerin bildirilmesini isteme,
8.6.Yürülükteki Yasal Mevzuat kapsamında işlenen ve saklanan kişisel verilerin, işlenme ve saklama nedenlerinin ortadan kalkması nedeniyle, silinmesini veya yok edilmesini isteme ile paylaşılan üçüncü kişilere bu talebin bildirilmesini isteme,
8.7.İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8.8.Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarar uğranması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptirler.
KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ
Eğitim Kurumu, kişisel verilerin,
9.1.Hukuka aykırı olarak işlenmesini önleme,
9.2.Hukuka aykırı olarak erişilebilmesini önleme,
9.3.Muhafazasını sağlamaya yönelik olarak, verilere erişim izni olan yetkili personellerin bilgilendirilmesi ve gizlilik sözleşmeleri ile güvence altına alınması, elektronik ortamda bulunan veriler ile ilgili gerekli teknik şifreleme ve muhafaza işlemleri, fiziki olarak erişimin elektronik kart sahibi ve yetkilendirilmiş personel aracılığı ile yapılabilmesi gibi teknik ve idari tedbirleri almıştır.
Eğitim Kurumu, yürürlükteki yasal mevzuat kapsamında mevcut hakların kullanılması noktasında, veri sahiplerinin veya ibraz edilecek geçerli ve noterlikçe düzenlenmiş vekaletnameye sahip yasal temsilcilerinin taleplerini, kimliklerinin tespiti sağlanmak kaydı ile (nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport, yetkili resmi kurumlarca düzenlenmiş kimlik belgesi yerine geçer evrak) Eğitim Kurumu’na hitaben yazılacak dilekçe ile işleme alır. Eğitim Kurumu yine yürürlükteki yasal mevzuattaki hükümler çerçevesinde gerekli bilgilendirme ve talep edilen işlemin gerçekleştirilmesini sağlar.